Dichiarazione sostitutiva

È una dichiarazione che società o enti privati (banche, assicurazioni ecc.) possono chiedere per documentare stati, fatti o qualità personali di una persona con cui hanno rapporti. L’interessato la rilascia sotto la propria responsabilità.

Le dichiarazioni sostitutive di notorietà possono riguardare:

1. Situazioni, fatti, qualità personali, a diretta conoscenza del cittadino e che non sono comprese nell’elenco delle autocertificazioni. Per esempio in caso di successione a seguito di decesso, un erede può dichiarare gli eredi legittimi (anche in caso di testamento), con dichiarazione sostitutiva di atto notorio. Chi sottoscrive la dichiarazione deve elencare i dati (cognome, nome, data e luogo di nascita, residenza e grado di parentela con il defunto) di tutti gli eredi, incluso il dichiarante se erede.
2. Atti di delega al compimento di una attività materiale quale: ritiro o consegna di documenti tra organi della pubblica amministrazione, riscossione pensione o compensi economici
3. Dichiarazioni di impegno previste da bandi per la partecipazione di concorsi (dichiarazione di conoscenza delle disposizioni che regolano lo specifico procedimento)
4. la conformità di una copia all'originale.

Si possono dichiarare anche dati riguardanti terze persone, di cui si è a conoscenza.

Possono utilizzare la dichiarazione sostitutiva dell’atto notorio:

1. cittadini italiani
2. cittadini dell’Unione Europea
3. cittadini extracomunitari regolarmente soggiornanti in Italia, limitatamente ai dati verificabili o certificabili in Italia da soggetti pubblici
4. cittadini extracomunitari in procedimenti relativi a materie per cui esiste una convenzione fra il loro Paese d’origine e l’Italia, fatte salve le speciali disposizioni contenute nelle leggi e nei regolamenti concernenti la disciplina dell'immigrazione e la condizione dello straniero.

Non si possono autodichiarare:

1. Dichiarazioni future
2. Dichiarazioni d’impegno
3. Accettazioni o rinunce d’incarico
4. Procure
5. Scritture private
6. Dichiarazioni a contenuto negoziale regolate dal codice civile

Le dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà rivolte alle Pubbliche Amministrazioni devono:

1. essere firmate davanti all’impiegato addetto a ricevere la documentazione OPPURE
2. essere consegnate/spedite con fotocopia di un documento d’identità valido del dichiarante

Le dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà rivolte ai soggetti privati che le accettano: devono avere, se indicato da chi li richiede, la firma autenticata. Pertanto, è necessario rivolgersi agli Uffici Comunali con un documento d'identità valkino e apporre la firma davanti all'incaricato comunale. Il soggetto privato che riceve la dichiarazione sostitutiva, può chiederne il controllo alla Pubblica Amministrazione competente per il rilascio della relativa certificazione, ma solo se a corredo della richiesta viene riportato il consenso scritto del dichiarante. Il cittadino si assume la responsabilità di quanto dichiara e ne risponde penalmente in caso di dichiarazione falsa o mendace, come previsto dall'art. 76 del DPR 445/2000.

Costi e validità

La dichiarazione è esente da costi, mentre l'autentica della sottoscrizione è soggetta all'imposta di bollo e diritti. Più firme sullo stesso documento effettuate in momenti diversi, comportano il pagamento di una imposta di bollo per ogni sottoscrizione e di un unico diritto di segreteria. Il documento ha la validità dei documenti o certificati che sostituisce.